缀文者情动而辞发，观文者披文以入情。操千曲而后晓声，观千剑而后识器。文以辫洁为能，不以繁缛为巧。事以明核为美，不以深隐为奇。论山水，则循声而得貌；言节候，则披文而见时。

——刘勰《文心雕龙》

随着MS Office及WPS等办公软件的普及，有着集文字、图像、声音、章节等一体的工具，PPT已然成为人们日常工作中表达思想和观点的主要媒介之一。然而，不同的人，其应用的水平有高下，效果也参差不齐。结合以往的工作经验，笔者将自身对PPT应用的理解简要地整理出来，供读者参考。笔者认为，PPT是科学、文学和艺术的综合运用，其中既有方法可依可循，更是一门常用常新的表达艺术。大体上，作为一种结构化表达，PPT有内容、形式、风格和意境等四个方面的要求。

图1：PPT的四要求

内容

内容是作者尝试要表达的论点（观点），以及用于支持论点成立的论据。内容是PPT的首要要素，形式、风格和意境等其他要素都是为内容而服务的。作为论点，必须精炼和鲜明，不容许有丝毫的含糊其辞或模棱两可；作为论据，则必须详实和准确，经得起推敲和辩论。

好的论点是这样的：

1）民为贵，社稷次之，君为轻。

2）小明是个聪明懂事的孩子。

3）我们公司的产品是同行业中集成性最好的产品。

4）选择我们，就是选择成功！

5）华南事业部2019年Q3季度的业务目标是销售收入比Q2季度增长15%。

差的论点是这样的：

1）滕之在门也，若在所礼，而不答，何也？

2）小明星期三下午在学校做了作业。

3）宇宙公司生产控制系统，我们公司也生产控制系统。

4）可以选择我们，也可以选择他们；Anyway，无论选择谁，我们都会Happy的。

5）华南事业部2019年Q3季度的业务目标是销售收入必须实现较高增长。

由此可见，论点在格式上是陈述句，在含义上是作者的价值主张，符合4W1H要求，即谁（Who）、什么（What）、何时（When）、在哪里（Where）、多少（How many或How much）。

根据PPT的汇报时长和篇幅，论点可分别在开头、中间或结尾处出现。一般而言，如果PPT的汇报时长比较短（5分钟左右），其观点应该在开头就提出来；如果汇报时长在10分钟以上，观点的提出时机则比较灵活。

论据的详实和准确，则是由其出处的权威性、描述的客观性，以及逻辑的严谨来保证。批判性思维的方法可以教我们如何从逻辑可靠的角度来看待各种论据。

由论据推导出论点的过程就是论证，论证居于内容和形式之间。论证一般有两种形式：归纳和演绎。归纳是从特殊到普遍，演绎是从普遍到特殊。在一个PPT中，这两种论证形式一般都会用到。从别人家的道理推导出普遍性公理，会用到归纳；从普遍性公理到自己家的道理，会用到演绎。

形式

形式指的是PPT在内容上的编排。PPT的形式可以从时间、空间、数量等关系结构来展开。比如，时间上的先后，空间上的上下、左右、内外，或时间中有空间，或空间中有时间，或数量上的Top N。好的形式，可以保证PPT在内容上的层次性和条理性，以便于作者对PPT内容的组织，以及观众对PPT内容的理解。

1. 时间结构

时间上的先后结构，就是根据内容（事件、任务、活动等）发生的先后顺利来进行PPT内容的编排，这也是人们制作PPT时经常用到的一种结构化表达形式。

图2：PPT在时间上的结构化表达形式

2. 空间结构

空间上的上下、左右、内外等结构，就是根据内容在空间上的布局来进行PPT内容的编排。对于产品、组织架构、产业供应链等方面的阐述，利用其在空间上的结构关系来进行PPT内容的编排，就是一种比较好的选择。