数字办公在最初被大家熟知，或多或少都和当年的「无纸化办公」浪潮密不可分。个人计算机，也就是现在几乎任何一家公司都会用到的 PC，除了最初的科学计算，另一个主要任务即是对已经数字化的文档进行处理和存储，这也就是我们口中「文件」的最初含义。

因此在介绍今天的应用和文件管理理念之前，我们不妨先来聊聊每天都要和大家打交道的文件。

文件与传统的文件管理方式

从广义上说，文件就是记录信息的载体，在现实世界中，文件是通过纸这样的媒介来呈现的信息载体，而在数字世界中，它是数据和属性的结合，数据就是二进制代码。

这个「文件」实际上是什么类型的文件，由文件属性赋予而来。

举个浅显的例子，通过记事本软件，我们可以生成一个名为 1.txt 的文档，这里如果我们将其后缀名去掉并使用记事本强制打开，会发现记事本依然能够正确显示文本内容 —— 换句话说，「文件」中信息承载不完全依赖后缀名，其呈现的内容（文本内容）和属性（后缀名）在这里可以是完全无关的。

知道文件类型的情况下，我们依然可以强行打开没有后缀名的文件

这里所牵涉到的「属性」概念赋予了文件除数据信息以外的辨识方式，大家感受最为直观的属性正是上面例子中所提到的能够让计算机知道文件类型的「后缀名」：将文件赋予 .txt 后缀名，这个文件便被赋予了「记事本文档」这个属性，点击打开这个文件时，系统就知道该调用哪个应用进行开启。

文件的结构

而除了后缀名，属性还可以赋予文件其它额外信息。就拿刚才的 1.txt 文件举例，除了 .txt 这个后缀名之外，文件前缀、文件的作者、文件在系统目录中的位置、创建时间，是否可读写、文件大小等等都是其属性，这些属性我们可以右键选择文件，然后点击「属性」进行查看。

这种「数据 属性」的基本结构，是我们进行文件管理时可以参考的最基本要素，也构成了数字文件管理的基本形态。

仔细观察公司行政、人事部的档案保管方式你会发现，人们大多会将部门所需要的文件分门别类，放在诸如「行政文档」「财务文档」「人事文档」这样的「篮子」里，而如果某个篮子里还有更多的子分类，那么文件夹就会升级为「文件架」，通过放置不同的分类文件来进一步归类。

传统的纸质文档管理方式

传统的数字文件管理方式某种程度上来说借鉴了上述方法 —— 比如文件目录中套接文件夹，通过不同的目录来分类文件；为了便于后期查找文件，除了设立不同名称的文件夹之外，我们还会通过重命名文件的方式来更好地方便定位，这样我们在需要查找文件时，除了通过目录定位文件，还可以通过对应的文件名来搜索文件，从而实现文件的归档和快速检索。

通过确立「文件名 目录 文件夹套接」的方式，大家所熟悉的数字文件「资源管理器」便基本成型了，但这种文件管理方式也存在一个最大的弊端：同一个文件夹只能被赋予单一的继承信息。这就导致一个文件或文件夹如果属于多个分类，传统的文档管理和索引方式只能基于其中一种属性信息进行检索。

随着文档量的增加，传统的分类方式反而会成为文档检索和归档的最大阻碍。

从媒体管理工具中找灵感

如果你用过本地媒体管理器，你会发现我们其实可以通过不同的索引条件找到同一首歌或同一张专辑：艺术家、流派、年代甚至唱片发行商…… 这类管理工具借助类似「刮削器（Scraper）」的方式来为媒体文件赋予复合的信息标签，并以此构建出相关的信息库，日后找起来的时候我们便拥有了更多维度的检索路径。