档案管理制度

1.0 目的

公司档案是XX集团（以下简称"公司"）开展经营和管理工作的重要依据之一，为提高工作质量和效率、积累和总结经验、保持档案的完整性和有效性，特制定本制度。

2.0 范围

本制度适用于公司各部门、分支机构所有档案的管理。

3.0 职责

3.1行政人事部：负责公司各部门各类档案的收集、整理、保管和本制度的执行。

3.2监察部：负责本制度执行情况的监督。

3.3各分支机构综合科负责其各类档案的收集、整理、保管和本制度的执行。

4.0 档案管理制度

4.1档案分类

4.1.1经营管理类档案：

凡记载和反映公司人事、任命、奖惩、员工档案、重大经营活动、重大决策及其决策过程的文件、合同/协议，营销方案、营销数据、客户资料，财务账目、各种原始凭证、员工工资及奖金、图纸、商务合同/协议、重要会议记录、电子文档、影像资料等原件，属行政档案。

4.1.2技术管理类档案：

4.1.2.1工程图纸、工程文字技术资料、设计变更资料、竣工资料、研发资料、任务书、说明书、工作方案、合同书、协议书、往来文件、重要会议记录，电子文档及影像资料等。 4.1.2.2设备维修、维护的工艺流程、操作规程、技术方案、技术图纸等。 4.1.2.3设备图纸、运行记录、操作说明、检修手册等。

4.1.3其它需要存档的文件、资料。

注：所有档案，必须按规定统一编号，并由行政人事部实行集中管理。

4.2档案立卷和归档 4.2.1所有需要归档的材料（含证照原件），均应在工作结束或告一段落后五个工作日内，按照档案的 范围及时进行立卷并送行政人事部归档（工程资料在工程竣工前由资料员在资料室按本制度的规范要求进行管理）。

4.2.2凡需要归档的材料应注意系统的完整性和可靠性。每份材料都应有标题、时间、参加工作人员的单位和姓名，以及执笔者姓名。所有的数据、图表等一定要标明时间、比例，物理量要注明其单位。拍摄的照片，除标明时间外，还应有地点和内容说明。为利于长期保存档案材料，书写字迹要工整，必须用钢笔或签字笔书写或打印。

4.2.3公司人员参加培训后，应将总结报告及有关培训资料归档。

4.2.4证照年审

4.2.4.1证照年审时间

资质证书--每年3月1日前

组织机构代码证--每年5月30日前

营业执照--每年5月30日前

4.2.4.2 证照年审方式

资质证书--由协调办主任领取原件去重庆相关部门办理

组织机构代码证--由行政专员领取原件去行政办证大厅办理

营业执照--由行政专员在工商网站上申报年审

4.2.4.3所有从业人员资质证书

4.2.4.3.1凡属于公司出资参加培训的人员，在培训结束后将所获得的资质证书，交由公司行政人事部统一存档。

4.2.4.3.2公司行政人事部行政专员，将所有从业人员资质证书备注好年限，在有限时限内进行补办，防止证书过期无人办理。

4.2.4.4证照使用方式

4.2.4.4.1公司所有证照如需将原件领取外出办理事项时，行政人事部行政专员必须做好登记，并备注好时间，领取人签字确认，归还时，再注销登记。

4.2.4.4.2公司所有证照、领导或个人身份证需要将原件复印外出办理事项时，行政人事部行政专员必须在复印件有字的地方上备注"仅限办理XXXX事项"，方可将复印件外出使用。

4.3档案的管理。 4.3.1在接收和销毁档案时，档案管理人员（行政专员）应该及时在《档案流水登记表》上进行登记。 4.3.2所有档案原则上只限公司有关员工借阅，借阅必须履行公司规定的审批程序；借阅人员应该爱护 档案，保持整洁，注意安全和保密，严禁私自涂改、翻印拆散及转借。借阅的材料，原则上只能在档案室或资料室、办公室内阅读。 4.3.3公司档案原则上不予外借，特殊情况须填写《档案借阅申请表》，并经部门负责人、行政人事部部长及公司分管领导书面批准（工程室内资料的外借由项目技术负责人和项目经理书面批准）。 4.3.4档案应进行定期鉴定（每年一次），对于没有保存价值的档案，应根据国家和公司有关文件进行销毁工作；凡销毁档案，均要填写《档案销毁申请表》进行造册，经业务经办部门负责人、行政人事部部长和公司分管领导书面批准后方能销毁。

4.3.5档案管理细则

4.3.5.1档案管理部门

4.3.5.1.1文书结案后，原稿由行政人事部归档，经办部门视实际需要留存影印本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经行政人事部部长同意后妥为保存，行政人事部以影印本归档，原稿用毕后仍应及时送行政人事部归档，并换回影本。

4.3.5.1.2公司档卷分类目录及编号原则，由行政人事部统一制定并管理。

4.3.5.2文件点收（文件结案移送归档时，应依如下原则点收）

4.3.5.2.1检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。

4.3.5.2.2文件如有抽存者，应有行政人事部部长以上领导签字确认同意。

4.3.5.2.3文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补充。

4.3.5.2.4与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

4.3.5.2.5有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收归档。

4.3.5.3文件整理（点收文件后，应依下列方式整理）

4.3.5.3.1中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

4.3.5.3.2右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

4.3.5.3.3文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

4.3.5.4档案分类

4.3.5.4.1档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门类别区分，部门区别之后再依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

4.3.5.4.2档案分类应力求切合实用。若因案件较多，前款三级不够应用时得于第三级之后另增第四级"细类"。 如案件不多，亦可仅使用"部门"及"大类"或"小类"二级。

4.3.5.4.3同一"小类"(或细类)案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，分为两个或以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设"卷次"编号，以便查考。

4.3.5.4.4每一档案封面内设"目录表"，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个"目录"编号为原则。

4.3.5.4.5档号之表示方式如下:

TT——A1A2——B1B2——C1C2——D1D2——E1——F1F2，其中：TT为机构代码，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1D2为更细小类号。E1为档案卷次。F1F2为档案目次。TT--XX公司 XX--XX物业 YL--XX公司 ZY--XX公司 HZT-XX投资公司

A1--行政人事部 A2--监察部 A3--工程部 A4--财务部 A5--XX国际 A6--XX国际 A7--营销部

A8--幼儿园 A9--XX中心 A10--XX国际

B1--证件资料 B2--红头文件 B3--行政类 B4--人事类 B5--政府收发文件

C1--会议纪要 C2--内部通知、申请等文件 C3--入职档案 C4--离职档案

D1--固定资产 D2--车辆档案 D3--食堂等办公杂件 D4--大小型活动资料

例如1：文件《XX际营销专题会议纪要》，存档登记时，档案编号为：XXA5B2C1,如果此会议纪要

是第一个文件夹里第一份文件，则存档编号为：XXA5B2C1E1F1

例如2：资料《XX国际一期文件资料》存档登记时，档案编号：TTA6B1,如果此文件是第二个文件夹里第五份文件，则存档编号为：XXA6B1E2F5

4.3.5.5档案名称及编号

4.3.5.5.1档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

4.3.5.5.2各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

4.3.5.5.3档案分类各级名称经确定后，应编制"档案分类编号表"，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4.3.5.5.4档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补用。

4.3.5.5.5档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研 议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.3.5.6档号编定

4.3.5.6.1案件如系新案，应就"档案分类编号表"，查明案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

4.3.5.6.2案件如可归属前案，应查明前案档号再予以同号编列。

4.3.5.6.3档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应按其主要类别，编列档号。

4.3.5.6.4档号应自左而右编列，右方装订的案件，将档号填写于案件首页左上角；左方装订者则填写于右上角。

4.3.5.7归档与档案清理

4.3.5.7.1归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用"见出纸"注明目次号码，以便翻阅。

4.3.5.7.2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

4.3.5.8保存期限

4.3.5.8.1文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：永久保存：

4.3.5.8.1.1公司章程；

4.3.5.8.1.2*名簿；

4.3.5.8.1.3组织规程及办事细则；

4.3.5.8.1.4董事会及*会记录、纪要；

4.3.5.8.1.5财务报表；

4.3.5.8.1.6政府机关核准文件；

4.3.5.8.1.7不动产所有权状及其他债权凭证；

4.3.5.8.1.8公司各类证照和证书；

4.3.5.8.1.9其它经核定须永久保存的文书。

4.3.5.8.2十年保存：

4.3.5.8.2.1预算、决算书类；

4.3.5.8.2.2会计凭证；

4.3.5.8.2.3事业计划资料；4.3.5.8.2.4其他经核定须保存10年的文书。

4.3.5.8.3五年保存：

4.3.5.8.3.1期满或解除之合约；

4.3.5.8.3.2公司会议记录、纪要；

4.3.5.8.3.3其它经核定保存5年的文书。

4.3.5.8.3.4一年保存：结案后无长期保存必要的。

4.3.5.8.3.5公司管理类文件由行政人事部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

4.3.5.8.4档卷清理

4.3.5.8.4.1管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应填具《档案销毁申请表》呈业务经办部门负责人、 行政人事部部长、公司分管领导核准，必要时还应向总经理报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。

4.3.5.8.4.2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，行政专员应将《 收(发)文登记表》附注在其保留文件上，并注明部分销毁的日期。

4.3.5.8.5调卷程序

4.3.5.8.5.1各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具《档案借阅申请表》，经其部门部长核准后持单向行政专员调阅。

4.3.5.8.5.2行政专员接到《档案借阅申请表》经核查后，取出该项档案，并于《档案借阅申请表》上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。《档案借阅申请表》则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。

4.3.5.8.5.3于档案室、资料室、行政人事部办公室内当场借阅者，免填《档案借阅申请表》，当场调阅案卷的，限与经办业务有关者。

4.3.5.8.5.4档案归还时，经行政专员核查无误并于《档案借阅申请表》填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。如归还时有缺失的，由借阅人及借阅部门负责人负责补齐或填写《残缺档案申请表》，申请按残缺档案程序处置；《档案借阅申请表》和《残缺档案申请表》由行政专员留存备查。

4.3.5.8.6调卷管理

4.3.5.8.6.1《档案借阅申请表》以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延 长调阅期限时，应经公司分管领导书面批准。

4.3.5.8.6.2调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请行政专员负责处理。

4.3.5.8.6.3调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。

4.3.6档案保管期限，分为永久、长期、短期三种；保管期限主要根据档案的价值和需要，由业务经办部门负责人、行政人事部部长按有关文件规定决定。

4.3.7辞职、辞退人员及调离公司的员工，在办理调离手续前，必须还清档案，没有档案管理部门（行政人事部行政专员）签字，不得予以办理相关手续。

4.4奖惩办法

4.4.1对执行本制度不力的，公司将视情况按《奖惩制度》、《绩效管理制度》等进行惩处。

4.4.2如发生泄密事件，给公司造成损失者，公司除按4.4.1进行惩处外，还将依法追究法律责任。

4.4.3对执行本制度取得显著成绩者，公司将视情况按《奖惩制度》、《绩效管理制度》进行表彰。

5.0 档案管理流程。

5.1各部门负责人必须于每月1日按《档案管理制度》的要求，将本部门上月需要进行存档的资料进行整理后，统一转交行政人事部行政专员处存档。

5.2档案如因业务需要的，经办部门可以进行影印留存。

6.0 其它

6.1本制度最终解释权归公司行政人事部。

6.2本制度自2015年8月1日起试行二个月，试行结束后如无修订版颁布，则自动形成正式版。

6.3自本制度试行之日起，公司与《档案管理》相关的原有管理条款自动失效。

7.0 附录。

7.1《档案签收登记表》TT-DA-001-01

7.2《档案流水登记表》TT-DA-001-02

7.3《档案目录》TT-DA-001-03

7.4《档案借阅申请表》TT-DA-001-04

7.5《档案借阅登记表》TT-DA-001-05

7.6《档案销毁申请表》TT-DA-001-06

7.7《残缺档案申请表》TT-DA-001-07