首先我们了解下什么是水利工程档案，水利工程档案是指在水利工程建设项日根据水利工程 建设程序在工程建设各阶段(前期工作、施工准备、建设实施、生产准备、竣工验收等) 形成的，具体保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。反映了水利工程建设的真实过程。
水利工程档案具有凭证和依据作用。档案原始记录的特性决定了档案的凭证价值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的权威性。档案的凭证作用是由档案的形成规律和自身特点所决定的。这是因为档案的形成看，它是原始形态的记录品，是当时、当地、当事人留下的，未经过任何人改动的最为原始形态的记录，比较真实地记录了当时人们的思想和活动，可靠性强，是令人信服的证据。
水利工程档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程建设过程和工程实体的现实面貌。水利工程档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的工程档案是工程进行检修、管理、改扩建的凭证和依据，如工程扩改建时经常参照以前的竣工图水利工程档案为工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据。
水利工程档案管理是建设工程质量控制的重要手段。水利工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，同时也能取得提高工程质量的效果。
最后水利工程档案整理归档过程中常见的问题。工程档案管理意识薄弱，重视程度不高，以至于原始文件材料形成不规范、不完整、不准确。水利工程档案管理体制不完善，档案收集制度不严格、收集不及时，造成文件散失。水利工程档案专业性较强，为档案工作带来了困难。而档案数字化工作按流程可以更好的使资料能及时归档，并尽快提供利用。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓所需要的信息。档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
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