物料编码最基本的要求是物料号的唯一性（或称不二性）和字段长。所谓唯一性就是说，同一种物料，不论出现在什么产品上，只能用同一个代码；而不同的物料，哪怕有极微小的区别也不得用同一个代码。
物料号多为字符型，字段长度有一定限制，各个软件规定不一，但一般为15~20位。位数太少，表达的范围太小，且没有扩展的余地；位数过长会增加存储空间和录入时间，而且容易出现差错。确定物料号时要考虑所选软件的其他查询功能，若软件可以通过其他代码（如分类码、分组码）查询，在物料号中就不必考虑过多的标志因素，以免增加字段长度。
一、物料编码的流程
凡没有物料编码的企业，物料管理员在进行物料编码时，按照以下步骤，即可成功地为企业所有物料编制出科学合理的号码。
1.成立编码小组
根据编码工作需要，可以从企业各部门（如开发部、技术部、质量部、物料部等）各抽出1人组成编码小组，并指定编码小组组长，其职责是负责整个编码工作。
2.收集资料
收集现有物料的所有种类及规格型号等资料。
3.整理资料
将收集的物料种类进行整理分类，确定出大、中、小类；并预测未来可能出现的新类别，需留一定的空位以便未来穿插。
4.确定大类
确定大类、中类的位数及代号。
5.确定小类
确定小类的位数及编码方法。
6.制定原则
制定出科学合理的编码原则。
7.进行编码
对现有物料进行全部编码，并编制出编码对照明细表。
8.制定管理办法
制定物料编码管理办法。
二、物料编码的问题
企业一般都很重视物料编码，尤其准备导入物料管理电脑化系统的企业。然而，大部分企业在实施编码的过程中将会碰到许多问题，以下为一些主要问题及其可能的原因。
1.编不出适用的编码方法
有些企业努力了几个月，仍然无法订出各部门都同意的、适用的编号方法，甚至试编一两年，仍然找不到周全的能套用的方法。
造成这种局面可能是“野心太大”，企图把各种特性完全不同的物料都放在同一编号方法之下。甚至想把成品、半成品、零部件、素材，以及设备维修用零件，都套用在一个编码方法之下。第二个可能，企业不动脑筋地套用一些学派或知名企业的现有编码方法。由于不符本企业的产品特性以及管理形态，所以很不容易套用。
2.经常更改物料编码系统
更改编码原则上并不难，但是要把几千项原先的物料编码转换成新的编码，还要能运用到实际工作上，这就是一个大工程了。如果一两年就来这么一次，员工一定怨声载道，但有不少企业就常玩这种游戏。
造成这种结果的原因大致有三：第一，“新官上任三把火”，新来的主管认为原编码“不行”，强烈要求更改；第二，更换物料管理电脑化系统时，被软件公司要求改换编码，使之能够配合该系统的作业；第三，最初的编码原则的适用性太“窄”，产品线稍一扩增（改善）就不能使用。
3.编码位数太长，不易使用
这可能是设计编码者企图把各部门的不同要求都放在一起，而不肯动脑筋，甚至把不同用途的物料都合并在料号之内（例如，把半成品、零部件、素材的分类代码也列入，或把“制程完工状态”也附加上，等等），因此料号只好拉得很长。事实上，这些
“用途”都可以另立一栏去定义，在电脑系统上用附录去处理，反而更易作业。
4.经常错用料号，造成物料管理困扰错用料号绝对是很严重的事情，容易造成料账紊乱以及管理失误。这包括在出入库单据上的误写、仓库人员的错发、误入账的错误，以及电脑输入作业的误打。
究其原因，主要是编码方法太“隐义”了，实际作业人员无法从规格联想到料号，而且又缺乏完善的可用的对照表，使得他们忙中出错。
5.经常发现一物多料号，或一号多物这显然是原订的编码原则太原始、不适用所造成的结果。比如说，引用流水数字法编码就容易产生这种问题。
