在有效性条件中设置允许序列，在来源输入框中，点击右侧的按钮，选择可供用来下拉的数据列，比如职员姓名列。

选择后，数据有效性输入框会自动填充有效数据范围，如果你想要增加用户点击输入框后的提示内容或出错的警示内容，也可在数据有效性对话框中进行设置，另外，在数据有效性的来源输入框中，还可以使用公式或函数，比如，我就设置了末行商品在订购超过指定数量后，不显示末行商品。

=IF(商品表!$I$33>200,商品表!$B$3:$B$32,商品表!$B$3:$B$33)

用了这公式，用户在选择并预订指定商品数量达到200后，就不再显示最后一条了，如果每行都有订购限制，就要在商品表中增加一列限制数量（库存量）和一列有效商品名称，判断商品订购数量超过指定限定数量后，不在有效商品名称列显示，这样在数据有效性中，对于无效的商品就自然不显示了。

第三步：在订购表中设置选择商品后自动显示价格。

这要用到EXCEL的VLOOKUP函数，用法：

=VLOOKUP（要查找的值，用来查找的区域，显示的列编号 ，False）

在这里，我在订购表第四行的商品列的后列，输入的公式是：

=IF(C4<>"",VLOOKUP(C4,商品表!$B$3:$C$33,2,0),"")

表示如果商品名称已经选择，即C4单元格不为空，那么使用C4单元格的值 ，通过VLOOKUP函数查找商品表中对应的商品，找到后取商品列后面的价格列数据。

接着再序列化下拉，这样指定列的输入就都自动化了。