会议，大多数单位中最可怕和最浪费的活动之一。至少，有些单位或者企业没有做对，没有正确的焦点。有许多类型的会议，演示和培训、研讨会、全体人员会议、定期状态会议、快速会议或决策会议。它们有不同的用途。有些是为了分享信息，有些是为了引发讨论，有些是为了提供决策的会议。那么，你能做些什么来让这些会议没有痛苦、富有成效、真正有影响力呢？在大多数情况下，有一些基本规则可以满足这些需求。

01

有一个明确的目标，并在邀请函中清晰地表达出来。你应该尽可能具体，比如“这次会议的目的是什么”，或者“会议结束时我们将要做的是什么”。“有一个目标能让你保持专注，并设定观众的期望。它还能让你在会议结束时表明，“这是成功的，因为你达到了什么样的目标，并决定我们要怎么样做”，因此与会者会对所花的时间感到满意。

02

邀请合适的参与者——不要邀请没有多大意义的人。重要的是要确保与会者对议题有既得利益。如果我们都知道有些人没有自己的主观意识以及个人想法，邀请他有什么意义？“越多越好”的口号并不适用于会议。观众越多，完成的工作就越少。唯一的例外是纯信息性的会议，您只希望在一个方向上呈现信息。

03

制定一个议程——并提前把它和关键信息一起发出去。这会让每个人（包括你）都做好准备。邀请函上附有我们会议的主要内容，请在会议开始前阅读，以便为讨论做好准备。如果你想快速行动，把事情做好，你需要给人们准备的机会。

04

时间限制了会议的开始和结束。注意每个人的时间。如果会议拖得比计划的时间长，你就会失去与会者的注意力，因为他们会考虑他们的下一件事。“会议将于周二上午10点举行，10点25分结束。“让人们有时间从一个会议转移到另一个会议可能是个好主意，因此不要安排1小时或30分钟，而是45或25分钟。

05

准备——在会议前尽可能多地做些工作。准备好会议的结构，重要的问题，你甚至可以在会议期间草拟会议记录的大纲。在会议前分享所有文件或powerpoint幻灯片，这样人们就可以提前研究并准备他们的问题。如果我主持一个会议，需要同时关注内容和组织，我倾向于在会议前把自己的想法写在纸上，这样我就不会忘记我想要表达的重要观点。

06

专注——不要让会议因为增加太多的话题或过多的细节而偏离主题。如果在有限的参与者之间有什么事情要讨论，那就离线讨论。请在会议结束后离线。在每一项议程结束时都要总结一下结果，以确保每个人都清楚达成了什么共识。

07

保存操作项列表——并确定每个操作项的所有者。开会时没有作会议清单会让人觉得是浪费时间。即使在纯信息性的会议中，您也可以为参与者提供一个任务（例如将信息分发给他们的团队），这样他们就不会忘记在离开房间时曾经召开过会议。会议名声不好的原因在于，太多的会议以没有采取行动而告终，与会者一离开会议室就忘记了讨论的内容。那真是浪费时间。

08

跟进——发送简要说明任何重要决定和行动项目的清单，提醒与会者需要做什么。你可能还可以从与会者那里得到如何改进未来会议的反馈。

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