顺利发回传真接收文件

以下所说的方法其实是我不想公开的技巧，但还是写下来吧。

这个方法就是在收到的传真文件上写上简单的回复，然后再发送回去。比如，圈上对方所写内容的一部分，然后写上“这件事我已知道”。写上收信人的姓名和发信人的姓名，然后用传真机发送，这样就完成了。回复极其容易。

如果用电话联系，就需要等到对方来接电话，然后打招呼，重复对方联系过的事项等。而使用这种方法，就无须做上述事项。即使对方不在，我们也可以只发送传真，一眨眼的工夫就能办完事情。

当你试着这样做的时候就会发现，在很多的事务联系中，用于传达事项所需的时间并没有那么长，必办事项部分就是工作本身。但是，必办事项的周边部分是无用的，想要将这些时间合理化，是可以做到的。

我发现这个方法的契机源于校对工作中的相互沟通。我会在用传真发送过来的校样上做修改，然后再这样发回去。某一天，我突然发现不仅是校对，在普通的联系文件中我们也可以使用这个方法。

只是，如果再收到已经发送过的传真，接收方不会有好心情吧。你很有可能为了节省那几分钟的时间，而失去了花费好多年建立起来的信任。

最简单的传真发送

因此，我不推荐使用这个方法，我自己也基本上不使用这个方法。但是，使用用这个方法节省时间的效果是惊人的。在我们很忙的时候，不知不觉地就会败给“恶魔的耳语”，这种情况发生过好几次。

但是，这个方法是可以改善的。为了减轻对方的不愉快感，我一般会做个回复用的印章，然后盖上这个章，以此表达我对简略回复的歉意。另外，这个方法也具有能够写明此方的联系方式等优点。当然，即使你做了这些努力，也不可能完全消除对方的不愉快感。但是，在只需确认已收到来信时，我认为比起什么也不回复，这个方法更好一些。这是前面所述的“拙速原则”（80％原则）的一个例子。

在发送稿件的时候，通知我已收到稿件的时候非常少（然而在发送稿件之前，会再三催促）。因此，有时会发生“已发送、没收到”的问题。所以我一定会打一个确认的电话。实际上，只要对方能在稿件的最后一页写上“已收到”，然后再发送给我，就能节省这个时间和精力。

仔细思考一下我们就会明白，对于发回传真是否真的失礼，这里还有争辩的余地，因为这在某种程度上是一种社会性习惯的问题。实际上，最近，在会议的日程调整以及是否出席的回答等方面，使用传真回复的方式开始被广泛使用。在对方发来的纸张上写上回答，然后再用传真发回去。这与往返明信片是同一个原理。由于往返明信片是完全被社会认可的方法，因此即使用传真做相同的事情，也应该没有任何关系。如果是简单的事情，同时又希望得到事务性的回复，我希望大家能更积极地去使用这种方法。我自己在需要对方答复的时候，会提议希望对方在我发送过去的文件上做记录然后再发送给我。

预约等事项通过传真接收，然后在该传真上写上回复，再发送给对方的方式对彼此来说是比较轻松的。用电话进行预约时，有时对方问你“请问您的名字用汉字怎么写？”，回答这个问题也会很费事。我曾经将预约请求用传真发给美国的宾馆，结果美国的宾馆在我发送的传真上写上“OK”，又发给了我。对方无须一一重复写下的内容，比较轻松，而我这边也觉得收到了预约确认书，比较方便。我认为比起用电话交流，这种方式的效率更高。

如果机票的预订等也能通过传真接收，就会比较方便。如果用电话预约，占线的情况会比较多，有时甚至会为了找到没有占线的号码，给整个日本的都市打电话。如果使用传真的话，那么即使是在深夜，信息也能被发送。但是，在这种情况下，如果漏掉了必要事项就会不妥，因此需要确认一下书写格式。如果能在机舱内或者旅行社分发这种格式表就好了，或者旅客也可以根据要求用传真发送。