职场上有一句话，叫”用word不如用EXCEL，用EXCEL不如用PPT”。这句话是有道理的，它的深意在于：文字不够数据有说服力，而数据又不如图示来得直观。但不管怎样，数据是图示的基础。

可对很多人而言，EXCEL却是个最熟悉的陌生人。

去年年底，我做了一个年度的读书总结，当时很多人私信问我，这些图示到底是怎么做出来的。

我感到非常惊讶，因为在我日常的生活和工作里，最常用的，就是这个EXCEL中的一键生成“图表”功能了。

仔细一问，原来大家平常虽然经常用EXCEL，却没有真正的掌握ECXEL。普遍的人都认为，用EXCEL特别麻烦，每次都要花很长的时间。而且它操作顺序很复杂，一不留神就会出错，出错了因为不了解表格所设置的公式，于是又不知道怎么去改。反正EXCEL用起来就是难，难于上青天。

曾经有个人，他也有过这样的困惑。他就是日本SUGOIKAIZEN股份有限公司的董事长吉田拳。吉田在成为一名EXCEL研修讲师之前，曾经进入Mercian工作。工作期间，吉田每天都要处理大量的数据。为了提高企业的工作效率，加强员工的EXCEL技能，没有接触过EXCEL的吉田开始专研EXCEL的技术。他在2010年设立了SUGOIKAIZEN，定期举办能够直接提升业绩的EXCEL修研课程。

吉田结合把他多年的培训心得，出版了《Excel教科书》一书。

1、EXCEL可以帮助我量化我的工作进度和收益，方便我去评估和改善我现有的工作方法和流程是否合理和高效。是我复盘的最大工具。用数据来说话，而数据分析的基础在于“分类”和“比较”

2、节省时间。对的，你没有看错，熟练使用EXCEL不但不会浪费你的时间，而且还会帮助你节省时间，让你的工作更高效。

仅仅罗列数字的话，是看不出规律的。所以，EXCEL还提供了图表的功能，只要你输入正确的数据，并设置好合适的公式，就可以一键生成图表，帮助你更直观地去发现问题。

理论与实操脱节是大部分人觉得EXCEL难的最主要原因。

许多人去报过课程，甚至考了证，但是仍然用不好EXCEL。为什么会出现这样的问题呢？因为EXCEL学习和考察的范围都是有关它的功能和函数方面的知识，很浅显和笼统。很多学习的内容，在实际工作中用不着。

而很多课程的内容，都非常复杂（举例）。我们很多人平常也没有时间去学习这么精细的操作。所以说，我们更需要的是在短时间内掌握一些基础技能。

作为一本实操类的书，不仅是读完就可以了，你必须要挑选有需要的地方，按部就班地去操作。最好是，带着问题来看着一本书，

特别是VLOOKUP的功能，我经常用它来帮我找某本书到底是哪天看的，或者搜日期来看看自己那天到底读了什么书或者写了那些文章。

你要经常把EXCEL用起来，或者说，要想尽一切办法去使用，EXCEL就跟工具一样，搁久了不用，就会生锈。经常用它，努力让它和自己的生活发生点关系来，就会觉得其乐无穷。

1、瞬间完成常规操作的方法。

（1）首先，你需要去了解表格里的内容意义，而不是糊里糊涂地做下去。如果你不知道这个表格的用途，那么当表格里的数据出现异常的时候，你肯定也不会发现。

（2）其次，你要掌握EXCEL的基础操作。这样不仅可以提高你的工作效率，还可以降低你的出错率，一举两得。

（3）使用EXCEL的初衷不是让你单纯的制作表格，而是为了保证你的有效工作时间，让你更轻松。你应该充分利用EXCEL的功能，把能够自动完成的简单工作交给EXCEL，把精力集中到只有你才能完成的工作上。

2、3个提升EXCEL技能的必须项

（1）应对一般操作需要掌握的67个函数。EXCEL中一共有400多个函数，我们没有必要全部记住，只需熟练掌握30-50个就足够了。作者在第三章详细介绍了6个最基础的函数。

（2）了解EXCEL的9大功能，它们分别是：

条件格式、数据有效性、排序、自动筛选、数据透析表、自动填充、保护工作表、定位和查找与替换。

3、认识4种数据类型：数值、文本、时间和公式·函数

4、学会有效地利用快捷键

5、将制作好的数据保存

（1）提高工作效率的关键在于数据保存（Ctrl S)；

（2）此外，要设定自动保存状态

（3）如有错误操作，记得按Ctrl Z返回

（4）暂停键是Esc

6、尽量接触复杂的功能，让你的操作更简单

• 取消修正文字
• 取消超级链接
• 取消将数字变为日期形式
• 消除单元格的错误提示
• 取消输入时的自动更正
• 避免“黏贴选项”频繁出现的情况

7、最后，学会共享EXCEL文件

其实这本书里还讲了许多关于EXCEL使用的技巧，建议大家在目录里找到自己所需要了解的操作，然后根据里面图示的流程去操作它。

最后想说的是，EXCEL只是一个工具，我们的目的并不是让自己去成为一个只擅长去做表格的人，而是要让自己善于使用EXCEL的技能来发挥分析技巧，优化我们的工作流程，提高工作效率。