信息沟通

在内部控制五要素中，风险评估、控制活动、信息沟通是三个核心环节，信息沟通包括信息传递和信息系统两个部分。

一、信息传递的内容。信息采集和信息传递指公立医院内部各个职能部门之间、职能部门上下级之间、各管理级次之间、行政后勤与临床医技之间、临床科室之间、临床科室与医技医辅科室之间、医生和护士之间是否存在良好的沟通渠道。强调信息传递,就是要求管理者及工作人员所从事的所有经济活动和医疗教学科研等活动,都是按照医院院长授权下进行的。同时，这些活动事后均可以通过严密科学的信息系统予以查验和证实,进而防止医院内部人员滥用职权,徇私舞弊。

目前，公立医院正处于转型阶段，随着经济活动和医疗业务活动的增多与复杂化，带来了信息传递问题。因此，医院花费大量资金购置安装HRP系统，以便最高管理层能够及时了解医院所发生的各项活动。尽管HRP系统带来了信息传递的快速与方便，但是,其数据的准确性和技术的安全性存在很多隐患，加强信息技术的开发、维护和利用，需要从信息系统基础环境、总体控制和应用层面控制三部分予以完善，内部控制一定要镶嵌在信息系统中才能实现。

二、信息传递及时准确是反舞弊机制的前提和保证。公立医院内部控制的目的是保证医院经济运营的效果与效率，保证医院财务报告的可信赖度，保证医院遵循相关的法律法规。当医院由成长期进入转型期后,不论规模还是经济运营及医疗业务活动的复杂程度,都与过去有天壤之别，仅凭管理人员个人能力进行管理已经不可能了。同时，医院的员工，包括医务人员及行政后勤人员越来越多；经济活动越来越复杂；医疗技术难度越来越高；如何判断他们在这复杂的活动中是以追求医院整体利益为目的，需要一个说服力很强的证据或证明。

所以,不管在医院内部发生什么样的经济业务活动,发生什么样的医疗业务活动,都要有一个可靠的信息系统来记录与传递。也就是通过信息记录,真实还原当时所发生的各项业务是如何进行的?例如，为了证明医院确实采购了医疗活动需要的某种医疗设备,除了原始发票、随货通行单、原始运单、政府采购批文、中标通知书、合同等这些票据之外,发票上面必须有采购员、库管员、资产会计及使用科室负责人等验收人员签字,必须有合同会计和预算会计签字，要建立固定资产的三级管理，保存好固定资产卡片账。信息系统就是将这些信息综合起来,形成一个闭环的证据链，证明这些经济活动是在管理层充分授权的情况下,是以医院利益为目的发生的。

医院做内部控制要防止大家不关注信息的传递，认为业务都记在自己脑子里就可以了,对记录业务的漏洞，容易给个别人员造成舞弊机会。如果会计在报销单上记录业务时,只填写小写不同时填写大写，并且金额前面不划人民币符号￥，报销单不标注几张原始凭证，等领导审批后，再在前面加上几个数字,就会使得报销金额变大了，形成舞弊。此外，财务人员在记录应收账款时,需要列出明细，将客户的详细资料录入下来,便于清理欠款。

三、预算是公立医院信息沟通与传递的桥梁和纽带。随着医院的发展和壮大,资源越来越多,经济活动和业务流程越来越复杂,各个部门之间、业务部门和财务部门之间的信息沟通和传递也就越来越困难、越来越不通畅，容易造成大量的业务活动和财务活动脱节，医院运营的隐性风险大大增加。例如，一些零星维修改造工程、零星物资采购活动等，总务部门和物资采购部门根据科室需求进行了维修和采购，但是发票没有拿到财务部门，也没有进行告知，后者不知道，没有记账，没有体现在应付账款中，从而形成了表外负债。表外负债是医院的隐性负债，也是医院最大的隐性风险，进而造成医院会计信息失真，财务报表数据不真实，医院风险防范能力减弱，运营风险增加。如何才能避免或者减少因为信息沟通不畅引起的风险呢？需要通过预算信息进行风险控制。

预算是公立医院风险控制的源头，是医院完成工作计划需要的资金，凡事“无计划勿行动”、“无预算勿支出”。内部控制要以预算管理为主线，以资金管控为核心，以过程控制为重点，通过预算来实现各个部门之间的信息沟通与传递。内部控制从本质上讲就是对预算执行过程的控制，他融入到医院的预算中。预算执行最重要的是嵌入到内部控制中，预算的落实就是落实到具体项目中。内部审批、采购、物流等必须和内部控制及预算紧密联系在一起，内部控制就是预算的落实。

总之，公立医院要加强对内部控制制度建设情况的全面检查，尤其是部门之信息沟通与传递的检查，表扬先进，批评落后，促进医院内部控制制度建设持续前行，逐步实现防范风险和管控风险的目的。