人力资源部在办理新员工入职时，需要特别注意以下事项。

1.入职前的准备环节

《劳动合同法》第三十九条的规定如下。

劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：

（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；

（二）严重违反用人单位的规章制度的；

（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；

（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；

（五）因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的（以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的）；

（六）被依法追究刑事责任的。

规范、明确、合理、经得住推敲的人才录用条件和合法、合规、有效的规章制度对企业的用工意义重大，是企业规避用工风险、防止用工欺诈的有效手段。其中，录用条件包括岗位职责条件、身体健康条件、兼职条件、档案存放情况以及社会保险缴纳条件、绩效考核条件等。

规章制度需要包括但不限于与劳动者息息相关的八类，包括劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、员工培训、劳动纪律、劳动定额管理相关制度。规章制度要合法有效，不能与法律规定相冲突。公司规章制度通过的程序也要合法合规，需要经过职工代表大会，并在人社部门备案。

规章制度通过后，要通过公司的网站、邮件、公示栏等方式向劳动者公示并告知。可以在劳动合同中或者劳动合同的附件中明确说明公司的规章制度属于劳动合同条款，员工入职前必须学习、培训、考试并签字确认。为方便员工快速学习并了解所有的规章制度，比较好的方式是制作并发放员工手册。

2.岗位职责明确环节

新员工入职前，企业需要有用人岗位清晰明确的岗位职责，一是为了评估该岗位究竟需要招聘什么类型的人才；二是为新进人才入职后能够快速理解岗位工作内容，快速进入工作状态提供保障；三是为了能够有效评估新员工上岗后工作职责的履行情况。

明确岗位职责需要罗列出各岗位所有的基础性工作活动，分析涉及的相关工作任务，并据此明确列举出必须完成的任务以及每项任务背后的目的和需要达成的目标，根据任务和目标的要求，明确出该岗位需要具备的各项能力。

3.入职前的登记环节

人力资源部要对员工入职材料和信息的真实性做仔细核查，重点关注的信息包括员工的教育背景信息、工作经历信息、家庭成员信息、紧急联系人及通信地址信息、健康状况信息。务必需要新员工在岗位申请表最后的声明中亲笔签字。

人力资源部要核查员工上一个单位开具的双方已经解除劳动关系、并不存在任何劳动纠纷的证明；对于特殊或敏感岗位，要提前通过电话、邮件、传真等方式审查候选人是否还处在竞业限制期。

4.入职前的体检环节

入职前的体检环节是确认候选人身体健康状况的依据，人力资源部应注意核查，有效甄别出个别员工体检作假的情况。同时注意，不要有健康歧视，要根据劳动者的健康状况合理分配岗位。《就业促进法》（2008年1月1日）第三十条的规定如下。

用人单位招用人员，不得以是传染病病原携带者为由拒绝录用。但是，经医学鉴定传染病病原携带者在治愈前或者排除传染嫌疑前，不得从事法律、行政法规和国务院卫生行政部门规定禁止从事的易使传染病扩散的工作。

5.签订劳动合同环节

用人单位与劳动者劳动关系的确立是自用人单位用工之日起，也可以理解为劳动者第一天报到开始。劳动合同需要在劳动者工作之日起的一个月内签订。《劳动合同法》（2013年7月1日）第八十二条规定如下。

用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。

签订劳动合同时，人力资源部要主动告知新员工工作中的相关内容，包括工作条件、工作时间、可能存在的职业危害、职业安全状况、工作职责、劳动报酬等劳动者需要了解和掌握的相关信息。

一份完整的劳动合同必备的要件：完整的用人单位名称、单位地址、法定代表人、劳动者真实完整的姓名、劳动者住址、身份证号码、劳动合同的起止日期等。