图1-20 “自定义功能区”窗格

1.2.6 Access 2016 数据库中的对象

数据库对象是Access最基本的容器对象，它是一些关于某个特定主题或目的的信息集合，具有管理本数据库中所有信息的功能。在数据库对象中，用户可以将自己的数据分别保存在彼此独立的存储空间中，这些空间称为数据表；可以使用联机窗体来查看、添加和更新数据表中的数据；使用查询功能查找并检索所需的数据；也可以使用报表以特定的版面布局分析及输出数据。总之，创建一个数据库对象是应用Access创建信息系统的第一步。

1.表

表是数据库用来存储数据的对象，是整个数据库系统的基础。创建和规划数据库，首先要做的就是创建各种数据表。数据表是数据库中存储数据的唯一单位，它将各种信息分门别类地存储在各种数据表中。Access 允许一个数据库中包含多个表，可以在不同的表中存储不同类型的数据。通过在表之间建立关系，可以将不同表中的数据联系起来，以供用户使用。

表中的数据以行和列的形式保存，类似于 Excel 电子表格。表中的列称为字段，字段是Access信息的最基本载体，说明了一条信息在某一方面的属性。表中的每一行称为记录，记录由一个或多个字段组成。一条记录就是一个完整的信息。

图1-21所示为“教务管理系统”数据库中的“课程”表。

图1-21 “课程”表

有关表的使用内容将在第3章中详细介绍。

2.查询

查询是数据库中应用得最多的对象之一。它可执行很多不同的功能，最常用的功能是从表中检索符合某个条件的数据。查询是数据库设计目的的体现，数据库创建完成后，数据只有被用户查询使用才能真正体现它的价值。

查询用来操作数据库中的数据记录，可以按照一定的条件或准则从一个或多个表中筛选出需要的字段，并将它们集中起来，形成动态数据集，这个动态数据集就是用户想看到的来自一个或多个表中的字段，它显示在一个虚拟的数据表窗口中。用户可以浏览、查询、打印，甚至修改这个动态数据集中的数据，Access 会自动将所做的任何修改更新到对应的表中。执行某个查询后，用户可以对查询的结果进行编辑或分析，并将查询结果作为其他对象的数据源。

图1-22所示为在“教务管理系统”数据库中创建“教师授课信息查询”表，查询所有职称为讲师的教师授课信息，以及未使用多媒体教学的教师授课信息。显示教师的“工号”“姓名”“职称”“课程名称”“学分”“多媒体教学”等字段，并按“学分”降序排列。

图1-22 “教师授课信息查询”表

有关查询的使用内容将在第4章中详细介绍。

3.窗体

窗体是Access数据库对象中最灵活的一种对象，其数据源可以是表或查询。窗体有时被称为数据输入屏幕。窗体是用来处理数据的界面，通常包含一些可执行各种命令的按钮。可以说窗体是数据库与用户进行交互操作的最好界面。利用窗体，用户能够从表中查询、提取所需的数据，并将其显示出来。通过在窗体中插入宏，用户可以把Access的各个对象很方便地联系起来。

图1-23所示为利用“教务管理系统”数据库中的“课程”表创建多个项目的窗体。

图1-23 创建多个项目的窗体

有关窗体的使用内容将在第5章中详细介绍。

4.报表

报表以类似于PDF的格式显示数据。Access在创建报表时提供了额外的灵活性。例如，可以配置报表以便列出给定表中的所有记录，也可以使报表仅包含满足特定条件的记录。为此，可以基于查询创建报表，该查询仅选择报表所需的记录。

用户既可以在一个表或查询的基础上创建报表，也可以在多个表或查询的基础上创建报表。利用报表可以创建计算字段；还可以对记录进行分组，以便计算出各组数据的汇总等。在报表中，用户可以控制显示的字段、每个对象的大小和显示方式，还可以按照所需的方式显示相应的内容。

图1-24所示为在“教务管理系统”数据库中，利用“报表向导”创建“教师”报表。